首先 . 要對(duì)內(nèi)部審核進(jìn)行充分有效策劃
包括內(nèi)審人員配置,制定審核計(jì)劃,檢查表設(shè)定。
(1)內(nèi)審人員配置
選擇內(nèi)審員應(yīng)考慮如下:
A.覆蓋面
最好每個(gè)部門選派一至兩名,至少要生產(chǎn)部、品質(zhì)部、技術(shù)部、管理部等主要部門相關(guān)人員參與,因?yàn)橥鶃碜赃@些部門的審核人員管理系統(tǒng)意識(shí)比較強(qiáng),可保證審核深度。同時(shí)要注意梯隊(duì)建設(shè),避免人員流失造成無審核員可用。
B.能力確認(rèn)
經(jīng)過ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)培訓(xùn),并獲得資格認(rèn)可。最好結(jié)合內(nèi)審員培訓(xùn)合格證書及內(nèi)部認(rèn)可流程(實(shí)習(xí)、考核、再培訓(xùn)等),以提高審核技能。
(2)審核計(jì)劃
審核時(shí)機(jī):避免一年一次的定式內(nèi)審,宜根據(jù)體系成熟度,及是否有影響體系運(yùn)行的重大變化來策劃審核的時(shí)機(jī)和頻次。
審核計(jì)劃應(yīng)在審核日前一周左右下發(fā)至被審核部門,讓被審核部門有合適的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。所有需要審核的部門及管理層應(yīng)在計(jì)劃中體現(xiàn),最好地,審核的內(nèi)容包括條款號(hào)也體現(xiàn)出來。
審核時(shí)間要根據(jù)部門管理職責(zé)的復(fù)雜性合理安排,建議生產(chǎn)部、品質(zhì)部及技術(shù)部等主要部門審核時(shí)間合計(jì)至少占全部時(shí)間的1/2。
審核組長宜指派一名協(xié)調(diào)能力強(qiáng),有較強(qiáng)的系統(tǒng)管理思維的人員(如品質(zhì)主管等)擔(dān)當(dāng)。
為體現(xiàn)公正性,盡量避免審核員審自己職責(zé)負(fù)責(zé)的內(nèi)容。
(3)檢查表
一個(gè)好的檢查表能很好地指導(dǎo)審核員尤其是剛從事審核沒多久的審核員進(jìn)行審核。
最好按部門而不按條款來編寫檢查表,這樣審核員更易把握審核也更順暢。
編寫時(shí)注意不要遺漏過程和條款,一些共有的檢查點(diǎn)如質(zhì)量目標(biāo)、文件控制、記錄控制、能力意識(shí)培訓(xùn)、糾防措施等在各部門審核表中都應(yīng)體現(xiàn)。
其次 . 要對(duì)審核過程控制
(1)內(nèi)審員審核時(shí)要做到層次分明,把握審核重點(diǎn),對(duì)關(guān)鍵問題要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注,避免走馬觀花,泛泛而談。
(2)審核時(shí)多提開放式提問,對(duì)問題點(diǎn)進(jìn)行充分溝通,除了印證符合性外,也尋求體系完善的輸入來源。
(3)對(duì)上次內(nèi)部或外部審核提出的問題在審核時(shí)宜進(jìn)行必要的跟蹤。
(4)交叉審核的必要性,如當(dāng)遇到有些證據(jù)需要跨部門、跨功能組來確認(rèn)時(shí),不同審核組成員應(yīng)溝通并將信息傳遞給對(duì)方去跟蹤。
再次,內(nèi)部審核結(jié)束后要進(jìn)行必要總結(jié)和負(fù)面問題的跟蹤關(guān)閉。
(1)內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)的負(fù)面問題要設(shè)定整改責(zé)任人和期限,并進(jìn)行及時(shí)關(guān)閉。
(2)擬定的糾正措施需針對(duì)發(fā)生問題的根本原因。
(3)總結(jié)的目的:找到內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)問題和主要原因,從而提供給管理層進(jìn)行評(píng)審是否進(jìn)行優(yōu)化資源配置、質(zhì)量目標(biāo)變更等。
當(dāng)然,管理層對(duì)內(nèi)審工作的重視,很大程度決定了內(nèi)審的成效,管理層應(yīng)從制度上保證內(nèi)審工作順利進(jìn)行。有時(shí),某些企業(yè)采用了一定的獎(jiǎng)懲措施以支持內(nèi)審工作,但要避免被審方因害怕審核采取抵制行為,影響證據(jù)的收集和判定。不過要明白:內(nèi)部審核的目的是發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)問題從而推動(dòng)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。